В документе неверные данные покупателя: сначала установите, чья это сделка

Что передать поставщику

Укажите номер и дату документа, ошибочное поле, верные сведения и основание. Если ошибка затронула участника сделки, нужно согласовать исправление всей документальной цепочки, а не только печатной формы накладной.

Сохраните связь версий

В ЭДО используйте предусмотренную процедуру исправления и сохраняйте исходный документ со статусом. Самостоятельно отредактированный PDF не заменяет подписанный документ контрагента. После получения исправления проверьте, не появилась ли в базе вторая покупка.

Ошибки счета-фактуры оценивают также по специальным налоговым правилам; не каждое расхождение имеет одинаковые последствия. Различие между изменением условий сделки и исправлением исходной ошибки разобрано в статье об исправленном и корректировочном документе.

Две ситуации, которые не стоит исправлять одинаково

При опечатке в названии сначала сопоставьте идентификаторы и остальные сведения о фактическом покупателе. При указании другого ИНН проверьте, не оформлена ли операция на другое лицо. Во втором случае запрос «исправьте одну букву» не описывает масштаб проблемы: может потребоваться согласование договора, платежа и документов передачи.

Перед запросом составьте короткую карточку: полученная версия, обнаруженная ошибка, правильное значение и подтверждающий документ. Передавайте ее через установленный канал контрагента, чтобы исправление не зависело от устного обещания конкретного менеджера.

Что проверить после получения нового документа

Сопоставьте версию, подписи, статус обмена и движения в базе. Исходная ошибочная запись должна быть обработана предусмотренным способом; новая версия не должна создавать повторную покупку или продажу. При затронутой отчетности определите период и последствия отдельно. Вопрос завершен, когда реальная сторона сделки прослеживается по всей цепочке, а не только красиво напечатана в одном файле.