Содержание страницы
Начинаем с реестра операций: кому заплатили, что получили, кому отгрузили и чем подтвержден результат. Счет на оплату, платежное поручение и акт решают разные задачи. Наличие одного документа не означает, что остальные больше не нужны.
Что проверяем в первичке
Смотрим содержание операции, даты, суммы, измерители, ответственных лиц и подписи. Сопоставляем документ с договором и фактическими расчетами. Для электронного документа важно сохранить подписанный файл и подтверждения, а не только распечатанную визуализацию.
Если поставщик прислал документ с ошибкой, определяем, кто и каким способом должен его исправить. Самостоятельная правка чужого подписанного файла нарушает целостность документа и не решает вопрос подтверждения операции.
Как перестать собирать документы в последний день
Составляем список по контрагентам и периодам: получено, ожидается, требует исправления. По регулярным операциям определяем сроки обмена. Так руководитель видит конкретные недостающие позиции и может связаться с ответственным контрагентом.
Для компаний Москвы и Московской области такой реестр удобно вести вместе с ЭДО. При утрате архива пригодится порядок восстановления документов.
Вопросы и ответы
Скан заменяет оригинал?
Это зависит от вида документа и установленного порядка обмена. Скан может помочь обработать сведения, но вопрос о надлежащем подтверждении и хранении нужно решить отдельно.
Официальные источники и полезные документы
Ссылки приведены для самостоятельной проверки. Интерфейсы сервисов, формы и редакции нормативных актов могут меняться; проверяйте дату и применимость сведений.
- Федеральная налоговая служба России налоги, отчетность, сервисы и разъяснения