Содержание страницы
Московский покупатель получил УПД по почте и через ЭДО. При загрузке оба файла превратились в два поступления. Но совпадение суммы не позволяет без проверки удалить любой из них: нужно установить юридически значимый документ и историю версий.
Какие признаки сравнивают
Поставку, номер и дату, содержание, статус в ЭДО, сведения о подписании и исправлениях. Важно понять, заменен ли прежний документ или новый относится к другой части исполнения.
После устранения повтора
Проверяют товар, расчеты, налоговые регистры и закрытие периода. Ошибка могла повлиять не только на долг, но и на остатки и вычеты. Затем уточняют правила загрузки, чтобы разные каналы не создавали дубли вновь.
Карточка сравнения двух файлов
Запишите поставщика и покупателя, номер и дату, обозначение исправления, перечень товаров, количество, цену, основание поставки и статус подписания. Сравните не только первые страницы, но и приложения. Похожие номера у частичных поставок могут отражать разные факты, а разные имена файлов — один документ.
Допустим, поставщик Московской области направил московскому покупателю печатное представление по почте, затем завершил обмен в ЭДО. Если содержимое относится к одной поставке, бухгалтеру нужно сохранить связь экземпляров и выбрать предусмотренный рабочий источник, а не отражать два приобретения. Если во втором файле изменена цена, сначала установите, исправлена ошибка или согласовано новое условие.
Перед устранением дубля
Проверьте, какая запись связана с оплатой, складским движением, налоговым регистром и последующими документами. Удаление более поздней записи может нарушить эти связи. Работайте в пределах полномочий, сохранив исходное состояние и объяснение выбранного действия. Завершенные электронные комплекты не следует бесследно заменять произвольными файлами.
Если операция уже вошла в закрытый период, сначала определите влияние изменения. Недостаточно получить правильный общий долг: товар, расчеты и соответствующие регистры должны объясняться одной фактической поставкой.
Контроль повторной загрузки
После исправления сверяйте количество, стоимость и остаток по договору с исходными документами. Затем выясните, почему оба канала создавали учетную операцию, и назначьте ответственного за импорт. Можно оставить оба способа получения информации, если предотвращено повторное отражение.
При ведении 1С полезно сохранять протокол найденных дублей. Проверка первички должна завершаться не удалением похожего файла, а подтверждением, что одна поставка учтена один раз с правильными основаниями.
Если оба файла уже подписаны, не пытайтесь исправить ситуацию случайным удалением экземпляра в своем архиве. Сначала установите их статус и правовое значение, согласуйте необходимое действие с уполномоченными участниками и оператором в пределах его процедур. Техническое отсутствие файла в папке не означает прекращения действия документа у другой стороны.